Perancangan Sistem Pengarsipan Surat Berbasis Web dengan Menggunakan Metode RAD dan Disposisi Surat

Siswaya Siswaya; Agus Setiawan

Penulis

Siswaya Siswaya Program Studi Informatika, STMIK El Rahma Yogyakarta
Agus Setiawan Program Studi Sistem Informasi, STMIK El Rahma Yogyakarta

Kata Kunci:

Pengarsipan Surat, Sistem Informasi, Rapid Application Development, Efisiensi dan efektivitas, Disposisi Surat

Abstrak

Penelitian ini bertujuan untuk merancang sistem pengarsipan dan disposisi surat berbasis web dengan metode Rapid Application Development (RAD) guna mengatasi kendala dalam pengelolaan surat di PT LSP Trainer Kompeten Indonesia. Peningkatan jumlah asesi sebesar 59% dari 83 pada tahun 2022 menjadi 132 pada tahun 2023 menyebabkan lonjakan volume surat yang dikelola, sementara proses disposisi belum optimal dan keterlibatan Manajer Administrasi serta Direktur dalam pengambilan keputusan masih terbatas. Data dikumpulkan melalui observasi, wawancara, dan studi literatur untuk merancang sistem yang lebih responsif terhadap kebutuhan organisasi. Hasil penelitian menunjukkan bahwa sistem yang dikembangkan mampu memperbaiki proses disposisi dan pengelolaan arsip serta meningkatkan keterlibatan pengguna. Berdasarkan System Usability Scale (SUS), tingkat kepuasan pengguna mencapai 80,5%, yang menempatkan sistem dalam kategori “Good” (Baik). Dengan demikian, sistem ini mendukung kelancaran administrasi serta mempercepat pengambilan keputusan di PT LSP Trainer Kompeten Indonesia.

Referensi

[1] M. A. Wicaksono, C. Rudianto, and P. F. Tanaem, “Rancang Bangun Sistem Informasi Arsip Surat Menggunakan Metode Prototype,” J. Tek. Inform. Dan Sist. Inf., vol. 7, no. 2, Aug. 2021, doi: 10.28932/jutisi.v7i2.3664.

[2] Suminten, Rani, Faizal Roni, Sita Anggraeni, and Wahyu Indarti, “Perancangan Sistem Informasi Pengelolaan Surat Menyurat Berbasis Web Pada STAI Muhammadiyah,” Teknika, vol. Vol. 15 No. 2, pp. 257–264, Jul. 2021.

[3] Moh. B. Hadi and A. Setiawan, “Laporan Analisis Partisipasi Dan Perubahan Tren Peserta Dalam Program Sertifikasi LSP Trainer Kompeten Indonesia Tahun 2022-2023.” LSP Trainer Kompeten Indonesia, 2024.

[4] Sugiyatno, “Pengiriman Informasi Real Time Menggunakan Teknologi Database Firebase pada Aplikasi Mobile Android,” J. Inform. Komput. Bisnis Dan Manaj., vol. 21, no. 2, pp. 46–55, Nov. 2023, doi: 10.61805/fahma.v21i2.17.

[5] Aura Adinda Puspita, “Sistem Kerja Bagian Pengelolaan Arsip Dinas Perpustakaan Kabupaten Batu Bara,” Modem J. Inform. Dan Sains Teknol., vol. 3, no. 1, pp. 85–97, Jan. 2025, doi: 10.62951/modem.v3i1.353.

[6] N. Aulia and A. Umar, “Peran Tata Usaha dalam Pengelolaan Arsip,” J. Bahana Manaj. Pendidik., vol. 11, no. 1, p. 9, Jan. 2022, doi: 10.24036/jbmp.v11i1.116087.

[7] U. M. Yuanalifianti and Meirinawati, “Pengelolaan Administrasi Kearsipan Pada Bagian Tata Usaha Di Kantor Kementerian Agama Kabupaten Sleman,” J. PUBLICA, vol. Volume 11 Nomor 2, 2023.

[8] F. S. Aji, “Sistem Informasi Pengarsipan Pada CV. Semar Karya Yogyakarta Berbasis Web,” Skripsi, STMIK El Rahma Yogyakarta, Yogyakarta, 2019.

[9] R. R. S. Anawoli, A. A. Pekuwali, and P. A. R. L. Lede, “System Development dalam Pengarsipan Surat Berbasis Model Object Oriented Programming: Development System in Letter Archiving Based on Object Oriented Programming Model,” MALCOM Indones. J. Mach. Learn. Comput. Sci., vol. 4, no. 2, pp. 463–471, Feb. 2024, doi: 10.57152/malcom.v4i2.1232.

[10] K. M. Ishak, N. I. Yusman, and A. Nurmeilana, “Rancang Bangun Sistem Informasi Pengarsipan Surat Masuk Keluar Berbasis Website di Desa Gudang Tanjungsari,” J. Dimamu, vol. Volume 1 No. 2, pp. 120–125, 2022, doi: 10.32627.

[11] M. Haries, “Sistem Informasi Arsip Dokumen Berbasis PHP MySQL Pada Kantor Camat Nisam Antara,” J. Inform. Komput. Bisnis Dan Manaj., vol. 22, no. 1, pp. 10–17, Jan. 2024, doi: 10.61805/fahma.v22i1.107.

[12] Kendall and K. E, “Analisis dan perancangan sistem,” 2010, p. 532 hlm.

[13] M. R. Asyari and S. Ramadhani, “Sistem Informasi Arsip Surat Menyurat,” J. Teknol. Dan Inf. Bisnis, vol. Vol. 3 No.1, pp. 175–184, Jan. 2021.

[14] Rosmalina, Y. Muharam, and M. Larassanti, “Sistem Informasi Pengarsipan Surat Berbasis Web Di Balai Penyuluhan Pertanian (BPP) KECAMATAN WANAYASA,” JurnalSistemInformasi J-SIKA, vol. Vol. 05 No. 01, pp. 8–15, 2023.

[15] M. Sari and A. I. Purnamasari, “Sistem Informasi Arsip Surat Pada Badan Pusat Statistik Kab. Kuningan,” J. Tek. MESIN Ind. ELEKTRO DAN Inform., vol. VOL. 2 NO. 1, pp. Hal143-160, 2023.